Kamis, 20 Januari 2011

UNIT 13 --- Perencanaan Surat Bisnis

Perencanaan Surat Bisnis


          Sebuah surat bisnis bukan tempat untuk chit-chat. Tidak seperti percakapan bisnis di mana sejumlah obrolan ringan digunakan untuk memecahkan es, surat bisnis harus jelas dan ringkas. Dengan mengambil waktu untuk merencanakan surat kami, kami akan menghemat waktu pada tahap menulis dan proofreading. Selama tahap perencanaan, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan sederhana. Menuliskan jawaban kita untuk menciptakan sebuah kerangka sebelum kita mulai menulis.

? Siapakah aku menulis surat ini?
Mengidentifikasi penonton kami selalu datang pertama. Apakah kita menulis untuk lebih dari satu orang, untuk seseorang yang kita tidak tahu, atau seseorang yang kita tahu untuk waktu yang lama? Hal ini akan membantu kita menentukan bagaimana surat formal perlu. Kita mungkin perlu untuk memperkenalkan diri secara singkat dalam surat jika penerima tidak tahu kami. Kita juga mungkin perlu mengetahui alamat diperbaharui dan judul penerima. Ini adalah saat yang tepat untuk mengkonfirmasi ejaan yang benar dari nama pertama dan terakhir.

? Mengapa saya menulis surat ini?
Alasan utama untuk surat harus dipahami dari baris subjek dan beberapa kalimat pertama. Kita mungkin mencakup lebih dari satu hal dalam satu surat bisnis, tetapi akan ada hampir selalu menjadi alasan umum untuk surat itu. Mengidentifikasi tujuan utama kami dan apa yang kita capai. Review contoh beberapa alasan mengapa orang menulis surat bisnis di halaman pengantar pelajaran ini.

? Apakah ada rincian tertentu yang kami perlu menyertakan?
Mengumpulkan, alamat tanggal, nama, harga, waktu atau informasi lain yang kami mungkin perlu menyertakan sebelum kita menulis surat kami. Periksa rincian daripada mengandalkan pada memori kita.

? Apakah saya memerlukan respon?
Banyak jenis surat bisnis memerlukan tanggapan. Lain-lain ditulis sebagai respons terhadap surat yang telah diterima. Sebelum kita mulai menulis, menentukan apakah atau tidak kita membutuhkan suatu tindakan atau respon dari penerima. Permintaan kami atau persyaratan harus sangat jelas. Dalam beberapa kasus kita bahkan mungkin perlu memberikan batas waktu untuk jawaban. Jika kita memang membutuhkan jawaban, bagaimana seharusnya penerima menghubungi kami? Tunjukkan informasi ini jelas juga. Kita mungkin ingin memberikan lebih dari satu pilihan, seperti alamat email dan nomor telepon.

? Bagaimana kita bisa mengatur poin kita secara logis?
Pikirkan tentang bagaimana kita akan mengatur pikiran kita jika kita berbicara daripada menulis kepada penerima. Pertama kita akan memperkenalkan diri. Kedua kita akan menyatakan keprihatinan kita atau alasan untuk menulis. Setelah isi utama dari surat kami kami akan termasuk informasi tentang bagaimana kita dapat dihubungi. Akhir surat juga merupakan tempat untuk mengucapkan terima kasih, berharap keberuntungan, atau simpati ditawarkan. Berikut adalah garis besar contoh:

PENERIMA
• Karen Jacobson
• Kenalan (bertemu dua kali sebelum, sebentar)
• Judul: Presiden, The Flying Club
• Alamat: 44 Drive Windermere, Waterloo, Ontario 2C5 L1B

ALASAN
• Untuk mengundang anggota dewan untuk tetap di papan tulis untuk masa jabatan kedua.
• Anggota-anggota lain menyarankan bahwa ia telah menikmati posisi ini dan telah berpikir tentang tinggal di.
• Tidak ada relawan lain telah datang untuk mengambil alih pada akhir September.

KHUSUS DETAIL
• Jika dia memutuskan untuk tinggal di dia akan harus tersedia untuk pertemuan nasional pada tanggal 5 November.
• anggota Dewan yang tinggal selama dua istilah ini kadang-kadang diminta untuk mengambil tugas tambahan, seperti mengambil menit atau hosting kegiatan sosial.

RESPON
• Dia akan perlu untuk merespon dengan 1 September.
• Dia bisa menghubungi saya melalui email atau telepon.

ORGANISASI
• Kembali alamat lembaga kami
• Karen Jacobson judul dan alamat
• Salam: Dear Ms Jacobson
• paragraf pertama: Memperkenalkan diri sebentar - mengingatkan Karen di mana kita bertemu sebelumnya. Memberikan alasan saya untuk menulis: ".. Saya telah mendengar dari sejumlah anggota dewan yang Anda mungkin tertarik untuk tinggal selama masa jabatan kedua Kami akan sangat senang kau tinggal selama satu tahun lagi"
• Kedua ayat: Jelaskan apa jenis komitmen posisi ini akan melibatkan tahun ini (rapat sekali sebulan, pertemuan nasional, plus tugas tambahan mungkin)
• Ketiga Ayat: Memberikan batas waktu untuk respon dan bagaimana untuk menghubungi saya.
• Penutup: berkat Express untuk Karen untuk sukarela waktunya tahun ini



Menulis Surat Bisnis

"Surat bisnis" istilah membuat orang gugup. Banyak orang dengan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua khawatir bahwa tulisan mereka tidak cukup maju untuk menulis bisnis. Hal ini tidak terjadi. Surat yang efektif dalam bisnis menggunakan singkat, kalimat sederhana dan kosakata mudah. Semakin mudah surat adalah dengan membaca, semakin baik. Kita akan perlu menggunakan transisi halus sehingga kalimat kita tidak tampak terlalu berombak.

 Salam
Pertama dan terpenting, pastikan bahwa kita mengeja nama penerima dengan benar. Kita juga harus mengkonfirmasi gender dan judul yang tepat. Gunakan Ms untuk perempuan dan Mr untuk pria. Gunakan Mrs jika Anda 100% yakin bahwa seorang wanita menikah. Dalam keadaan kurang formal, atau setelah lama korespondensi mungkin dapat diterima untuk alamat seseorang dengan nama nya. Ketika kita tidak tahu nama seseorang dan tidak dapat menemukan informasi ini kita dapat menulis, "Kepada yang Kepedulian". Ini merupakan standar untuk menggunakan koma (usus besar di Amerika Utara) setelah salam. Hal ini juga memungkinkan untuk menggunakan tidak ada tanda baca sama sekali. Berikut adalah beberapa cara umum untuk alamat penerima:

• Powell Dear,
Dear • Ms Mackenzie,
• Dear Frederick Hanson:
• Dear Editor-in-Chief:
• Pelanggan Yang Terhormat
• Dear Sir atau Madam:
• Dear Madam
• Dear Sir,
Dear • Tuan-tuan
• Gentlemen:

 Pertama ayat
Dalam sebagian besar jenis surat bisnis itu adalah umum untuk menggunakan ramah salam dalam kalimat pertama surat. Berikut adalah beberapa contoh:

• Saya harap Anda menikmati musim panas yang baik.
• Terima kasih atas surat Anda jenis Januari 5.
• Saya menemukan sebuah iklan untuk perusahaan Anda di The Star hari ini.
• Senang bertemu Anda di konferensi bulan ini.
• Saya menghargai kesabaran Anda dalam menunggu jawaban.

Setelah membuka singkat kami, negara titik utama surat kami dalam satu atau dua kalimat:

• Saya menulis untuk menanyakan tentang ...
• Saya tertarik pada lowongan pekerjaan yang dipasang pada situs perusahaan Anda.
• Kami ingin mengundang Anda ke anggota hanya makan siang pada tanggal 5 April.

 Kedua dan paragraf ketiga
Gunakan paragraf singkat masuk ke dalam detil yang lebih besar tentang titik utama kami. Jika satu ayat adalah semua yang kita butuhkan, tidak menulis paragraf tambahan hanya untuk membuat surat kami terlihat lagi. Jika kita termasuk bahan sensitif, seperti menolak penawaran atau memberitahukan karyawan sebuah periode PHK, embed kalimat ini dalam paragraf kedua daripada membuka dengan itu. Berikut adalah beberapa cara umum untuk mengungkapkan fakta-fakta yang tidak menyenangkan:
• Kami menyesal memberitahu Anda ...
• Hal ini dengan sangat sedih bahwa kita ...
• Setelah mempertimbangkan dengan hati-hati kami telah memutuskan ...

 Akhir ayat
ayat terakhir kami harus mencakup permintaan, pengingat, dan catatan pada lampiran. Jika perlu, informasi kontak kita juga harus dalam ayat ini. Berikut adalah beberapa ungkapan yang umum digunakan saat menutup surat bisnis:

• Saya berharap dapat ...
• Please respond pada kenyamanan Anda.
• Saya juga harus mengingatkan Anda bahwa rapat dewan berikutnya adalah pada tanggal 5 Februari.
• Untuk keterangan lebih lanjut ...
• Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut ...
• Terima kasih telah meluangkan ini menjadi pertimbangan.
• Saya menghargai umpan balik yang mungkin Anda miliki.
• Terlampir Anda akan menemukan ...
• Jangan ragu untuk menghubungi saya melalui telepon atau email.

 Penutupan
Berikut adalah beberapa cara umum untuk menutup surat. Gunakan koma antara penutupan dan nama tulisan tangan kita (atau diketik dalam email). Jika kita tidak menggunakan koma atau usus besar di salam kami, meninggalkan tanda koma setelah penutupan frase:
• Hormat kami,
• Hormat saya,
• Hormat kami,
• Hormat
• Terima kasih,
• Terbaik keinginan
• Semua terbaik,
• Semoga sukses
• Salam hangat,
Tips Menulis
• Gunakan nada percakapan.
• Ajukan pertanyaan langsung.
• Periksa gender dan ejaan nama.
• Gunakan suara aktif bila memungkinkan.
• Gunakan kata modal sopan (akan mendukung akan).
• Selalu lihat diri Anda sebagai "Aku".
• Jangan gunakan "kita" kecuali jelas persis yang mengacu pada kata ganti.
• Tulis ulang setiap kalimat atau permintaan yang terdengar samar.
• Jangan lupa untuk menyertakan tanggal. Hari-Bulan-Tahun ini konvensional di banyak negara, namun untuk menghindari kebingungan, tulis bulan daripada menggunakan nomor (misalnya 5 Juli 2007)

Tidak ada komentar:

Posting Komentar